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Como escolher um ERP? Algumas dicas para tornar está tarefa mais simples e interessante.

February 7, 2017

 

 

Compartilhando algumas experiências vividas de consultores, especialistas, fornecedores de ERP, vejam alguns conselhos que vão lhe ajudar a transformar esta tarefa árdua e interminável em algo fluído e organizado, assim deixando sua empresa focada no que realmente interessa, o seu “Negócio”.

 

Identificando por que você precisa de um ERP?

 

Identifique antes das avaliações começarem, o que é importante, como principais problemas críticos de negócios.

 

Muitas vezes as pessoas se perdem em RFPs longas concentrando-se em recursos e funções, em vez de no que eles realmente estão tentando alcançar.

 

Exemplo: você não tem controle de lote? Existem requisitos de inventário específicos do cliente?

Os processos manuais retardam as operações? Esses são os pontos que devem conduzir discussões, não se uma solução pode lidar com tarefas básicas como processos de Ordem de Pagamentos, boletos, CNABs ou gerar relatórios. Pense no que a empresa precisa para dobrar seu crescimento e liderar a avaliação com esses desafios na vanguarda.

 

Identifique os aspectos exclusivos do seu negócio, principalmente no segmento de atuação da empresa. Depois de ter descrito as estratégias de uma solução de ERP para ajuste e funcionalidade da indústria que sua empresa atua, faça à sua equipe a seguinte pergunta: "O que fará nosso negócio único e que coisas fazemos que nos tornam consistentemente rentáveis?"  

 

Cada negócio tem um "tempero secreto" que é realmente uma estratégia de negócio essencial. Defina essa estratégia e determine com absoluta certeza que o sistema ERP que você está avaliando pode implementá-lo perfeitamente. 

 

Preste atenção às suas necessidades de conformidade (Compliance), se você distribuir alimentos, produtos farmacêuticos ou produtos químicos, você tem muitos requisitos de conformidade específicos. Não importa o negócio, seus clientes têm requisitos de conformidade e assim o seu governo, a partir do imposto de vendas da cidade para as autoridades fiscais nacionais, municipais entre outras.Você deve encontrá-los, e seu ERP deve garantir que você faça isso.

 

Descubra porque a mudança é necessária, um primeiro e crítico passo em um projeto de ERP é passar por uma fase de "descoberta", onde você identifica suas principais necessidades de negócios e as motivações para iniciar um projeto tão estrategicamente importante. Na descoberta, seu objetivo é definir várias áreas onde há oportunidades para melhorar o seu negócio. Por exemplo, tornar-se mais competitivo e rentável. Esta descoberta estabelece a visão fundamental para o seu projeto. Ter essa visão, por sua vez, ajuda você a examinar o estado atual do seu negócio e o futuro estado desejado e identificar as discrepâncias entre os dois.

 

Funcionalidade em tempo real é absolutamente essencial, a Internet das Coisas está mudando tudo, todos os dias. Consequentemente, os processos de transações comerciais atuais exigem constante consolidação de informações, impulsionada pela entrada de clientes, varejistas, distribuidores, fornecedores de materiais e entidades de negócios afiliadas. Como resultado, se seus sistemas corporativos não são capazes de "ouvir o mundo em tempo real", é provável que sua empresa esteja deixando dinheiro na mesa. Esta capacidade não é mais apenas um desejo, mas tornou-se uma necessidade de negócio crítico que apenas o valor de um sistema abrangente ERP pode fornecer.

 

Simplicidade é subestimada, especialmente quando se trata da interface do sistema com o usuário. Acredite ou não, existem graus de simplicidade no mundo ERP, e mesmo com o axioma da informação; "Mais é menos" pode parecer universal, é realmente como a informação clara é entregue que geralmente faz para a melhor escolha. Nesse caso, então, a verdadeira simplicidade normalmente começa no nível da interface do usuário (UI). Por exemplo, as telas são claras e facilmente compreendidas? Será que a interface do usuário faz sentido, mesmo para os operadores novatos, ou eles sugerem que o treinamento corretivo será absolutamente necessário, o tempo todo?

 

Mantenha sua lista de requisitos de ERP simples e fácil de seguir, as listas de verificação de seleção de ERP devem ser diretas. Com o objetivo de incluir elementos que apenas se relacionam com o trabalho em mãos. No entanto, dependendo da cultura da empresa, algumas empresas tendem a jogar tudo o que é possível em listas de verificação que podem tornar-se nada mais do que listas de listas, que acabam por perder o objetivo do exercício inteiramente. A cautela aqui é simples, quando você estiver construindo a lista de verificação de requisitos do ERP, certifique-se de incluir apenas elementos que se aplicam diretamente a necessidades operacionais bem definidas, nem mais, nem menos.

 

Definindo os envolvidos na seleção do ERP, focar nos utilizadores finais no processo de seleção, certifique-se de que a equipe de seleção do ERP esteja realmente inclusiva dos usuários finais. Cada departamento deve ter um representante em sua equipe de seleção. Sua fábrica é robusta e tem muitas peças móveis que exigem diferentes pontos de vista. A equipe de seleção de software deve espelhar isso.

 

Contrate seu próprio consultor de ERP, encontre uma pessoa que irá trabalhar para você. Um consultor de ERP que é empregado por qualquer empresa de consultoria externa certamente vai se preocupar com o seu negócio, mas seu cheque de pagamento não tem o nome da sua empresa sobre ele. O arranjo pode ser como um empregado ou um contratante. Você pode encontrar a pessoa certa que já está trabalhando para você e só tem que mudar seu título de trabalho para obter um bom consultor.

 

Faça primeiro comparações de custos significativas e acima de tudo quando se trata de comparar opções de software, certifique-se de que você está comparando laranjas com laranjas. A maioria dos sistemas são comparáveis e ​estará dentro de uma faixa de custo semelhante, por isso é importante identificar primeiro qual o nível de software terá a funcionalidade para atender às suas necessidades e ser apropriado em termos de tamanho e sofisticação do negócio. Quando se trata de software, certifique-se de pensar sobre o que você está comparando o custo e manter em mente o custo de não fazer nada. Não comprar software também pode afetar os custos diretamente, resultando em um novo contrato ou indiretamente através de perda de produtividade.

 

Não negligencie a experiência do usuário. Quando se trata de escolher o ERP ninguém vai dizer-lhe para fazer uma lista de requisitos e comparar essas especificações contra o que os vendedores oferecem. O que poucos mencionarão é a marca escondida nesta lista e seu significado: boa usabilidade pode fazer toda a diferença ao escolher o suficiente para garantir que é fácil de usar, fácil de aprender e seus funcionários usarão totalmente. É somente dessa maneira que seu negócio ganhará a maioria de todas suas características e que você verá realmente um impulso da produtividade.

 

Levar em consideração a direção estratégica dos produtos e serviços do fornecedor. De um modo geral, vale a pena notar que o ERP é um grande compromisso. Em outras palavras, uma vez que você está dentro, você provavelmente não poderá rasgá-lo para fora por um longo tempo. Portanto, a promessa do roadmap, inovações, a organização de suporte e serviços, e a direção estratégica do provedor de software precisam ser fatores que se alinham à sua trajetória de negócios.

 

Selecione um fornecedor de ERP que investe em novas tecnologias, as ferramentas de programação e de rede evoluem. Selecione um fornecedor de ERP que mantenha-se atualizado com a tecnologia mais recente e possa usá-lo em seu nome. Ao mesmo tempo, eles devem manter a experiência em ferramentas mais antigas que você ainda possa usar em outros sistemas além do ERP e considerar a manutenção do legado é muito importante.

 

A transformação digital deve influenciar a sua decisão de seleção, o surgimento do mercado de transformação digital deve moldar sua seleção de ERP. Analistas previram que o mercado digital será avaliado em US $ 2,2 trilhões até 2020. Avalie a sua potencial empresa de software ERP, oferece serviços de produtos fáceis de integrar relacionados ao IoT, mobilidade, nuvem, Big Data, AI e computação cognitiva?  Seu pacote de ERP precisará apoiar o seu negócio nos próximos anos.

 

Manter os olhos abertos sobre o que seus concorrentes estão fazendo, seu concorrente pode fornecer o estímulo para um projeto de seleção ERP. Se, por exemplo, eles podem acompanhar os clientes e analisar seus hábitos de compra, então eles têm uma vantagem significativa sobre o seu negócio. Começaram a usar um novo sistema? Se assim for, provavelmente é hora de você conseguir um e minimizar sua vantagem competitiva.

 

Definir e documentar o ciclo de vida do seu ERP, seu sistema ERP deve e esperamos que dure anos. Seu fornecedor terá um plano de manutenção do ERP para mantê-lo atualizado com as últimas melhorias e correções de bugs em seu software. Entenda como o plano funciona e qual será o custo para a vida útil de seu ERP. Hardware e redes têm uma vida útil também. Algumas partes vão se desgastar e outras se tornarão tecnologicamente obsoletas e, em ambos os casos, isso aumentará as despesas no seu orçamento de ERP, avalie alternativas de nuvem.

 

Decidindo sobre as opções de implantação e licenciamento

 

Alinhar os modelos de implantação e licença do ERP com metas de negócios no processo de avaliação de ERP, uma empresa deve decidir a opção de implantação e o modelo de licenciamento que melhor se alinha aos seus objetivos de negócios. Observe que a implantação e o licenciamento são dois tópicos diferentes e nem sempre são apresentados em combinação estrita (ou seja, a solução de nuvem sempre é cotada como uma assinatura mensal).

Uma empresa pode encontrar:

 

1. Um fornecedor que ofereça uma solução herdada apenas disponível implantado na premissa com uma licença perpétua ou uma assinatura mensal

 

2. Um fornecedor que ofereça uma solução de nuvem verdadeira provavelmente com preço como uma assinatura

 

3. Um fornecedor que oferece partes do aplicativo implantado na premissa (com preço como uma licença perpétua), enquanto outros módulos podem ser implantados na nuvem (e com preço como uma assinatura)

 

4. Existem outras alternativas específicas por alguns fornecedores, para empresas que compartilham o crescimento do seu faturamento com a contribuição de uso ilimitada do produto.

 

Em última análise, uma empresa deve determinar qual opção alinha com sua mentalidade de implantação atual e posição de fluxo de caixa. No passado, era frequentemente o vendedor que teve as características as mais detalhadas que ganharam frequentemente o negócio. Hoje, uma empresa pode realmente escolher um fornecedor e solução de ERP que tem menos recursos, mas uma implantação mais flexível ou modelo de licenciamento que alinha com suas necessidades.

 

Revisão das opções de personalização e integração do ERP

 

Olhe o software que sua empresa já está usando, quando uma empresa está selecionando um ERP de nível empresarial, é comum que a empresa ignore inicialmente quais soluções de terceiros e aplicativos legados já estão sendo usados. Em cada implementação de ERP, inevitavelmente surge o desafio de integrar-se com múltiplas soluções de terceiros. Para garantir um processo contínuo, a empresa deve se concentrar na seleção de um fornecedor cujo software permitirá integração em todos os sistemas atuais utilizados dentro da organização.

 

Trate as integrações da mesma forma que qualquer outro requisito de software, nenhum sistema ERP é perfeito e você provavelmente precisará conectar outros aplicativos para atender todas as necessidades de sua empresa no futuro.

 

Procurar flexibilidade para acomodar crescimento futuro ao selecionar um sistema ERP, ter uma solução que vai se adaptar às suas necessidades de negócios é fundamental. Os sistemas ERP tradicionais são notoriamente difíceis de mudar e, com a tecnologia de hoje, é possível ter um ERP que seja robusto e flexível. Certifique-se de perguntar sobre o quão difícil é fazer alterações no sistema, e se essas mudanças exigem uma empresa de consultoria ou taxas extras para implementar. Além disso, compreenda a linha de tempo associada a fazer alterações no ERP aos seus processos de negócios. Se você está planejando o crescimento e a inovação de produtos, é fundamental ter uma solução flexível de planejamento de recursos corporativos que permita aos membros da equipe fazer mudanças rápidas na cadeia de suprimentos e processos de manufatura que permitem às empresas serem ágeis sem grandes custos de TI ou prazos longos.

 

Utilize apenas a personalização como último recurso, quando se trata de personalização, menos é mais. Se um pequeno ajuste para um processo interno evitaria a necessidade de ter um código personalizado escrito, então considere essa mudança. Se um complemento de terceiros preencher uma lacuna, isso é muitas vezes uma alternativa mais completa e mais simples.

 

Personalizações podem ser necessárias, é claro, mas personalizações pesadas geralmente significam custos mais elevados na implantação inicial e em atualizações futuras, mais instabilidade e mais tempo para implementar.

 

Fazer com que as suas demos de fornecedor de ERP sejam contabilizadas

 

Expresse suas preocupações durante a demonstração de ERP se você tiver alguma preocupação, certifique-se de comunicá-los e não tenha medo de fazer perguntas. Os melhores demos tendem a ser informal com ambos os lados tendo uma discussão honesta e aberta. Defina claramente a estrutura e o conteúdo que deseja ver numa demonstração você quer ficar no controle de suas demos de ERP. O fornecedor vai liderar, mas ficar no controle permite uma chance para garantir que suas perguntas são tratadas.

 

Use uma súmula para avaliar as demonstrações do fornecedor do ERP, coletar uma folha de pontuação de cada pessoa que viu a demo se ao vivo ou talvez uma versão gravada, se eles não puderam assistir à apresentação ao vivo. Verifique contra seus registros de atendimento para ter certeza que todos viraram uma resposta. Insira cada pontuação de resposta em uma planilha e totalize as pontuações. Você provavelmente pode eliminar alguns dos ERPs de consideração neste momento.

 

Estes foram alguns relatos que podem lhe ajudar neste desafio de escolher um ERP, com certeza estes softwares lhe trarão grandes ganhos se você organizar o processo de escolha e conseguir fazer a melhor escolha para as suas necessidades.

 

Lembre-se não existe uma escolha única, ela muda de acordo com a suas estratégias e necessidades, onde uma solução ERP pode caber muito bem para uma empresa, talvez não atenda outra e vice-versa.

 

Faça uma boa escolha e tenha sucesso nos seus negócios!

 

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