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Como ter visibilidade sobre todo o ciclo de vida dos seus contratos

June 16, 2016

Como ter visibilidade sobre todo o ciclo de vida dos seus contratos

A cada dia que passa as empresas provedoras de serviços gastam tempo e esforço para concluir vendas através de fechamento de contratos. Até aqui não é nenhuma novidade, trata-se do dia a dia destas organizações, mas o que vem a seguir é o fato que preocupa muito de como gerir o ciclo de vida desses contratos.

Uma vez assinados, comumente a empresa deixa de lado a visibilidade sobre os documentos, lembrando apenas em situações contrárias, como em casos de desvio de prazo, renovação e descumprimento de cláusulas contratuais.

Vejamos agora as etapas envolvidas no ciclo de vida de contratos e quais os problemas mais comuns enfrentados em cada uma delas.

Solicitar propostas antes de concretizar um fechamento de contrato é uma prática comum, mas qual é o esforço e custo que as empresas despendem para isso? Como as empresas guardam essa informação, o quanto é fácil resgatar novamente este processo de solicitação, como buscar novamente os documentos que serviram de suporte para análise e elaboração do contrato, em que status encontra-se o processo, qual foi o tipo de contrato solicitado, quem é o responsável do contrato, datas importantes.

Outro problema frequentemente encontrado é a ausência de um modelo de contrato para fins de padronização o que geralmente acarreta em inconsistências, aumento de retrabalho, versões divergentes e baixa visibilidade do conteúdo revisado gerando desconfiança dos participantes envolvidos neste processo de autoria do contrato.

A empresa que não utiliza-se um gerenciamento de contrato é prejudicada pela falta de transparência e rastreabilidade do processo, acarretando riscos de mudanças não autorizadas durante a negociação ou até mesmo atrasos que ocorram no processo de decisão pela dificuldade de acesso às informações por falta de uma ferramenta.

A hierarquia de aprovação é dependente de circunstâncias tais como: por tipo de contrato e responsável pelo contrato além de tornar o processo rastreável e transparente a todos os envolvidos.

O contrato é formado por obrigações, ou seja, muitas empresas utilizam planilhas eletrônicas ineficientes para gerir estes itens, a informação não chega ao responsável do contrato no tempo correto com possibilidades de punições e multas contratuais além de impactos

Diante de todos estes desafios, fica claro que o gerenciamento do ciclo de vida de um contrato não é uma atividade simples. Se a empresa não dispor de uma solução eficiente que possibilite gerenciar cada fase do contrato, as chances de o negócio naufragar com as consequências é grande!

Desta forma, a TOTVS disponibiliza aos seus clientes uma solução de gerenciamento de contratos, que permite a criação, ativação, execução, apuração e encerramento do contrato contemplando todas as exigências financeiras, além de garantir que tudo ocorra dentro do previsto.  

 

Conheça nossas soluções, para saber mais consulte a PRIMORDIAL.

 

 

 

 

 

 

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